ໃນໂລກທຸລະກິດປັດຈຸບັນ ເຖິງວ່າຈະມີແອັບພລິເຄຊັນແຊັດຕ່າງໆ ເຂົ້າມາມີບົດບາດຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ, ແຕ່ “ອີເມວ” (Email) ກໍຍັງຄົງເປັນຊ່ອງທາງການສື່ສານຫຼັກທີ່ມີຄວາມເປັນທາງການສູງ ໂດຍສະເພາະໃນອົງກອນ ຫຼື ບໍລິສັດຂະໜາດໃຫຍ່.
ແຕ່ບັນຫາຄລາສສິກທີ່ຄົນເຮັດວຽກທຸກຄົນຕ້ອງເຄີຍພົບຄື “ສົ່ງເມວໄປແລ້ວຄືສົ່ງໄປໃນຄວາມວ່າງເປົ່າ” ອີກຝ່າຍບໍ່ຕອບກັບ, ອ່ານແລ້ວມິດ, ບາງບໍລິສັດເຖິງຂັ້ນຕ້ອງໄດ້ເປີດປະຊຸມຍ່ອຍໆ ພຽງເພາະຢາກໄດ້ຄຳຕອບທີ່ສົ່ງໄປໃນອີເມວ! ມື້ນີ້ພວກເຮົາຈະພາໄປເປີດເທັກນິກງ່າຍໆ ທີ່ຈະປ່ຽນອີເມວຂອງທ່ານໃຫ້ໄດ້ຮັບຄຳຕອບໄວທັນໃຈ.
ຢຸດຖາມຄຳຖາມປາຍເປີດ ເຊັ່ນ: “ແລ້ວທ່ານຄິດແນວໃດ?”
ຫຼາຍຄົນມັກຕິດນິດໄສການເວົ້າໃນຫ້ອງປະຊຸມມາໃຊ້ໃນອີເມວ ໂດຍການຂຽນເນື້ອຫາຍາວໆ ແລ້ວລົງທ້າຍດ້ວຍປະໂຫຍກວ່າ “ແລ້ວທ່ານມີຄວາມຄິດເຫັນແນວໃດ?”
ຮ້ອຍທັງຮ້ອຍ… ເມວແບບນີ້ຈະຖືກແຊ່ຖິ້ມໄວ! ເພາະໃນແຕ່ລະມື້ ຄົນເຮັດວຽກໄດ້ຮັບອີເມວເປັນສິບໆສະບັບ ແລະ ບໍ່ມີໃຜມີເວລາຫວ່າງພໍທີ່ຈະມາພິມ “ຄວາມຄິດເຫັນຍາວໆ” ຕອບທຸກເມວ. ບາງຄົນຕັ້ງໃຈຈະຕອບ ແຕ່ພໍຄິດຍາກ… ກໍເລີຍລືມໄປເລີຍ.
3 ເທັກນິກ ຂຽນເມວປຸ້ບ ໄດ້ຄຳຕອບປັບ!
1. ອຳນວຍຄວາມສະດວກ ດ້ວຍ “ຕົວເລືອກທີ່ຕອບງ່າຍ ແລະ ສັ້ນ”
ປ່ຽນຈາກການຖາມໃຫ້ຄິດ ມາເປັນການໃຫ້ “ມີຕົວເລືອກ ໃຫ້ເລືອກຕອບໄດ້ທັນທີ” ແບບອ່ານປຸ້ບ ນຶກອອກ ຕອບໄດ້ເລີຍເຊັ່ນ:
• “ຖ້າທ່ານເຫັນດີ ລົບກວນແຈ້ງໃຫ້ຊາບດ້ວຍ ເຮົາຈະໄດ້ດຳເນີນການຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປ”
• “ລົບກວນຊ່ວຍໂຫວດວ່າ ທ່ານຕ້ອງການແຜນ A ຫຼື ແຜນ B”
• “ຊ່ວຍຢືນຢັນວັນ ແລະ ເວລາທີ່ທ່ານສະດວກ ລະຫວ່າງ ວັນຈັນ, ວັນອັງຄານ ຫຼື ວັນພຸດ (ຕອນເຊົ້າ ຫຼື ຕອນບ່າຍ)”
• “ທ່ານຄິດວ່າຄລິບໂປຣໂມດນີ້: ຍາວໄປ, ສັ້ນໄປ ຫຼື ພໍດີແລ້ວ?”
2. ບອກໃຫ້ຊັດເຈນວ່າ “ຕ້ອງການຄຳຕອບ” ບໍ່ແມ່ນພຽງແຈ້ງໃຫ້ຊາບ
ການລົງທ້າຍແບບມີຕົວເລືອກ ຈະເປັນການສົ່ງສັນຍານເຕືອນໄປຫາຜູ້ຮັບທັນທີວ່າ ອີເມວສະບັບນີ້ບໍ່ແມ່ນພຽງຈົດໝາຍແຈ້ງການທົ່ວໄປ ແຕ່ເປັນອີເມວທີ່ “ຕ້ອງການການຕັດສິນໃຈ” ຈາກພວກເຂົາ.
3. ວາງ “ເສັ້ນຕາຍ” ໃຫ້ຈະແຈ້ງ
ນີ້ຄືສິ່ງສຳຄັນທີ່ສຸດ ການໃສ່ເສັ້ນຕາຍຈະຊ່ວຍກະຕຸ້ນໃຫ້ຜູ້ຮັບຕະໜັກວ່າຄວນຟ້າວຕອບ ບໍ່ຄວນເປີດເມວແຊ່ໄວ້ ໂດຍຄວນໃສ່ເຫດຜົນກຳກັບໄວ້ພ້ອມ ເຊັ່ນ:
• “ຂໍຄຳຕອບກ່ອນເວລາ 17:00 ໂມງ ຂອງມື້ນີ້”
• “ລົບກວນຂໍຄຳຕອບພາຍໃນວັນອັງຄານ ເພາະເລື່ອງນີ້ຕ້ອງນຳເຂົ້າທີ່ປະຊຸມໃນວັນພຸດ”
• “ຂໍຄຳຕອບກ່ອນແລງວັນສຸກ ເພາະອີກທີມຕ້ອງນຳຂໍ້ມູນໄປຈັດການຕໍ່ໃນວັນເສົາ-ອາທິດ ເພື່ອໃຫ້ໂຄງຮ່າງອອກມາໃນວັນຈັນ”
ແຫຼ່ງຂໍ້ມູນອ້າງອີງ: Business Communication & Email Etiquette Insights
